Consejos para Ordenar Papeles y Documentos

Consejos para Ordenar Papeles y Documentos

Facturas, recibos, folletos, documentos personales, garantías, etc. Papeles importantes e insignificantes suelen acumularse en las casas con gran facilidad provocando focos de desorden muy difíciles de organizar. Una vez que se amontonan, ordenar papeles y documentos suele ser un desafío hasta para los más organizados.

Visto en Google

Mantener los papeles en orden y evitar que se acumulen permite liberar espacio de guardado en la casa para otras posesiones más gratificantes, facilita la limpieza (ya que los papeles juntan mucho polvo!) y fundamentalmente reduce el stress que provoca no encontrar un papel importante. Por todo esto en Idomum te acercamos algunos consejos para ordenar papeles y documentos:

Establecer Categorías

Ubicar todos los papeles en una superficie de apoyo cómoda y amplia y comenzar a separar por categorías es el primer paso necesario para ordenar papeles y documentos. Cada cual podrá establecer las categorías que le resulten mejor según los papeles que posea, las seis categorías que sugerimos en Idomum son:

1) Documentación de largo plazo

Documentos, pasaportes, partidas de nacimiento, certificados de casamiento, diplomas, escrituras, títulos de propiedad, etc. En esta categoría debe ir todo aquello que es fundamental conservar en papel, que no se puede escanear ni se puede tirar. Lo ideal es guardarlo todo en un mismo lugar de fácil acceso.

2) Documentos con vencimiento

Por ejemplo pólizas de seguros, contratos y garantías deberán conservarse mientras estén vigentes. En cuanto pierden validez se deben tirar para evitar la acumulación. En esta misma categoría hay quienes ubican a los manuales de electrodomésticos y otros artefactos del hogar; hoy en día todos los manuales se encuentran en internet con facilidad con lo cual nuestro consejo es: ¡librarse de los manuales!

3) Documentación Médica

Contempla básicamente los estudios médicos por el tiempo que el médico indique que conviene guardarlos, en algunos casos será necesario guardar solamente el último. Las recetas vencidas, las órdenes vencidas y las indicaciones médicas de tratamientos ya terminados ¡hay que tirarlas!

4) Documentación de corto plazo

Recibos y comprobantes de pago que se deben conservar por un tiempo determinado deben ser guardados con un sistema de archivo de elección personal que permita tenerlos ordenados y accesibles.

Los comprobantes y documentos emitidos por una actividad profesional propia deben guardarse separados de los papeles familiares.

Visto en Living Well Spending Less
5) Documentación que requiere una acción

Facturas por pagar, formularios y autorizaciones para completar, recetas vigentes, órdenes médicas vigentes, se deben guardar en un sistema de archivo que permita asegurar que la acción se concrete antes de los vencimientos.

6) Resto de los papeles:

Agrupa todo lo que es para tirar por ejemplo, folletos y panfletos publicitarios (los que resultan de interés se pueden escanear o fotografiar para conservar los datos).

  • Recibos y comprobantes de pagos viejos.
  • Papeles que requieren una acción ya vencidos.
  • Anotaciones en papeles sueltos (si la información es importante hay que digitalizarla).
  • Los apuntes, papeles escolares y recuerdos serán “atacados” para su orden en otra etapa.

Elegir un Sistema de Archivo

El segundo paso para ordenar papeles y documentos es seleccionar un sistema de archivo que funcione para la familia, que sea de fácil acceso y fácil mantenimiento. Es importante distinguir entre un sistema de archivo para la documentación que se debe guardar en forma permanente o por largos períodos de tiempo y aquella que requiere acciones en el corto plazo.

El sistema de archivo ideal para cada uno puede ser una carpeta con fuelles, folios, sobres de diferentes colores, una carpeta con separadores de colores o cualquier otro permita guardar y encontrar las cosas con facilidad. ¿La clave? ¡Dividir en categorías y rotular!

Mantener la casa libre de papeles

Finalmente, luego de ordenar papeles y documentos es importante mantener el orden logrado de modo que sea permanente. Para lograr dicho objetivo los consejos básicos son:

Actuar de inmediato: Ni bien llegan los papeles al hogar tirar lo que no vale la pena guardar o archivar donde corresponde lo que hay que conservar. De este modo se evita acumular papeles sobre cualquier superficie de la casa o escondidos en un cajón.

Amigarse con la tecnología: Digitalizar todo lo que sea posible (mediante escaneo o fotos) y adherirse a débitos automáticos o sistemas de pagos electrónicos. Esto último además de ayudar a acumular menos papeles en la casa permite ahorrar tiempos y visitas al banco.

Ar

Dejá un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *